Comment bien organiser une réunion à distance ?

Tout le monde est à la maison, mais grâce à la technologie on peut rester connectés. Il n’y a pas d’autre choix que de continuer à travailler en mode collaboratif et de tenir des réunions à distance pour faire avancer les projets.

Nous ne sommes pas tous égaux en ce qui concerne les outils de communication numérique. Certains ont déjà de l’expérience et d’autres ne les maîtrisent pas du tout. Pour certains travailleurs, les réunions à distance restent un grand problème technique.

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Pas de panique, grâce à quelques conseils pratiques, une réunion à distance sera facilement réalisée par tous vos collaborateurs.

Bien préparer sa réunion à distance

Quel est le but de la réunion à distance? Quels collègues souhaitez-vous inviter? Qu’attendez-vous des participants à cette réunion? Ce sont toutes des questions qui doivent être posées à l’avance afin d’organiser correctement la réunion.

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Chacun doit également savoir exactement quoi préparer pour cette réunion. Si vous vous attendez à ce que certains participants ou modérateurs envoient le contenu plus tôt, veuillez préciser vos attentes, le format, la date limite et les validateurs.

Bien choisir les outils de communication

En fonction du nombre de participants, du contenu de la réunion, vous pouvez choisir l’une de ces deux solutions: visioconférence ou entretiens de groupe.

Il existe des outils de visioconférence faciles à utiliser qui vous permettent de visualiser et d’interagir avec un ou plusieurs interlocuteurs. En plus de la visioconférence, ces outils offrent souvent des fonctionnalités de chat et de partage d’écran.

Pour organiser une réunion de visioconférence à distance, il vous suffit de fournir aux participants un lien URL, qu’ils ouvriront sur leur ordinateur ou téléphone en temps voulu.

Parmi les outils les plus connus : Google Hangouts Meet ou Skype, un outil de renommée mondiale qui vous permet de passer des appels vidéo avec jusqu’à 10 personnes à partir de n’importe quel appareil. Vous pouvez également utiliser Klaxoon, qui est très complet et offre beaucoup de fonctionnalités. 

Vous pouvez également créer des groupes WhatsApp par équipe ou par projet. Facile à utiliser, WhatsApp est très pratique pour échanger des messages ou organiser des appels vidéo ou audio de groupe.

Vous connaissez probablement déjà Skype de Microsoft, disponible gratuitement sur iOS, Android, Windows et Mac.

Bien gérer le temps de parole

Pour encourager la discussion et engager chaque participant, il suffit de convenir d’un signe ou d’une méthode pour demander à parler dès le début de la réunion.

Une table de visite peut également être installée aux principaux points de rencontre. Cela garantira que vous laissez les gens interagir s’ils le souhaitent. Attention cependant à ne pas imposer cela, car il s’agit de s’assurer que tout le monde a une bonne compréhension et qu’il n’y a pas de zone grise.